Wesentliche Voraussetzung für den effizienten unternehmensweiten Einsatz von Dokumenten-Management-Systemen ist die Erfassung aller Arten und Formen von Dokumenten und Daten, unabhängig davon, ob sie elektronisch oder in Papierform vorliegen.

ProFile als Ihr kompetenter Partner im Bereich Dokumenten- und Datenerfassung unterstützt Sie professionell bei der Digitalisierung und Indexierung Ihrer Dokumente und Daten, vor Ort im Unternehmen, projektbezogen oder zur permanenten Entlastung Ihrer Mitarbeiter.

Ihre Papierdokumente werden von uns für die weitere Verarbeitung aufbereitet und im Anschluss digitalisiert. Das Scannen und Erfassen von Dokumenten und zugehörigen Daten bezeichnet man allgemein als Capturing. Es kann manuell erfolgen oder durch Einsatz entsprechender Software automatisiert werden. In einem Schritt werden dabei große Mengen von Papier schnell und sicher elektronisch erfasst und die relevanten Informationen ausgelesen, d. h. in verwendbaren, digitalen Inhalt umgewandelt.

Um Schritt für Schritt von der papier-basierten Bearbeitung und Archivierung unabhängig zu werden, müssen die vorliegenden Papierdokumente also zunächst gescannt und als Dokumentenimages z. B. im tif-, pdf- oder jpg-Format gespeichert werden. Parallel dazu wird ein Index mit entsprechenden Informationen erstellt, der in einer Datenbank gehalten wird.

Von der Indexierung ist letztlich abhängig, ob und wie ein Dokument später in einem DMS- oder Archiv-System gefunden werden kann. Ihre Mitarbeiter suchen z. B. nach bestimmten Kunden- oder Rechnungsnummern oder verwenden alternativ eine Volltextsuche, indem sie nach Teilen des Inhaltes suchen.