COLD-Verfahren

Maschinell lesbare Daten in Form von Druckdatenströmen aus Warenwirtschafts- oder Finanzbuchhaltungssystemen werden als Coded Information (CI) bezeichnet. Auch für diese Daten besteht die Anforderung, sie später jederzeit im DMS- oder Archiv-System zu finden.

Die per EDV erstellten Massendaten, wie Rechnungen, Lieferscheine, Buchungsbelege oder auch Listen werden im sog. COLD-Verfahren vollautomatisch archiviert. Beim COLD-Verfahren werden angelieferte Ausgabedateien auf Basis vorhandener Strukturinformationen so aufbereitet, dass sie unabhängig vom erzeugenden System indexiert und an ein DMS- oder Archiv-System übergeben werden können.

In einem sogenannten COLD-Job wird für jede Dokumentenart definiert, welches die relevanten Indexinfomationen sind und an welcher Stelle sich das System die Indizes herausnehmen soll.

Unser Service:

Unternehmen, die kein Dokumenten-Management-System mit integrierter COLD-Archivierung im Einsatz haben, aber dennoch die Druckdaten digital verfügbar halten möchten, liefert ProFile diese Daten in Form einer CD aus.